In 2011 nam Google-oprichter Larry Page de rol van CEO over van Eric Schmidt. Zijn eerste statement was het versturen van een bedrijfsbrede e-mail over de effectiviteit van vergaderingen. Ik herinner me nog steeds dat ik die e-mail ontving. De lessen ervan zijn een krachtige reminder van het belang van het bewust cultiveren van teamnormen.
Deze richtlijnen resoneren bij elke groep aan wie ik ze laat zien. Iedereen weet dat ze belangrijk zijn, ze zijn zich ervan bewust dat ze ze niet consequent toepassen... maar toch doen ze het niet.
Gebrek aan effectiviteit van vergaderingen is waarschijnlijk het meest voorkomende EN onderschatte probleem dat organisaties vertraagt. Larry's mail werd breed uitgemeten in de media. Ik herinner me nog dat ik hem ontving, ongeveer een jaar nadat ik bij Google kwam. Larry gaf de volgende richtlijnen:
- Elke vergadering moet een duidelijke beslisser hebben
- Je kunt discussiëren over onderwerpen, maar als er eenmaal een besluit is genomen, voert iedereen het uit alsof het zijn eigen besluit is
- Elke vergadering heeft een duidelijk doel, structuur en agenda
- Iedereen moet volledig aanwezig zijn (op tijd zijn, geen multitasking)
- Houd vergaderingen in kleine groepen en laat notities op grote schaal rondgaan
- Houd je aan tijdsrestricties
Deze richtlijnen resoneren bij elke groep aan wie ik ze laat zien. Iedereen weet dat ze belangrijk zijn, ze zijn zich ervan bewust dat ze ze niet consequent toepassen... en toch doen ze het niet.
Dat komt omdat deze gedragingen een vorm van 'teamnormen' zijn. Als je wilt dat mensen LEVEN NAAR de teamnormen, is het (helaas) niet voldoende om samen af te spreken wat die normen zouden moeten zijn. Je moet teamnormen consequent CULTIVEREN (nadat je het er samen over eens bent geworden): het is gedragsverandering. Gedragsverandering is moeilijk als je het zelf probeert door te maken, en het is nog moeilijker als je gedragsverandering in teams en organisaties wilt stimuleren.
GELEEFDE teamnormen zijn de som van:
- Het VOORBEELD dat je stelt: leiders moeten consequent de teamnormen uitdragen.
- Wat je TOLEREERT: als mensen zich niet aan de teamnormen houden, zijn kleine correcties meestal voldoende. Wanneer mensen consequent die correcties in de wind slaan, moet je doen wat nodig is, in het ergste geval de persoon ontslaan. Als je dit niet doet, wordt je cultuur wat je tolereert.
- Wat je VERSTERKT: Versterken doe je meestal door mensen te complimenteren en te bedanken. Daar heb je geen grootse gebaren voor nodig. In feite is het krachtigste instrument een snel één-op-één bedankje, persoonlijk of via chat. Als je complimenten oprecht en specifiek zijn, stimuleren ze het teamnormen op een krachtige manier.
Betekenisvolle meetings en teamnormen zijn een van de vijf briljante basics van managen zonder macht. Als je die basics niet onder de knie hebt, zijn er nog maar weinig dingen die je wel goed kunt doen.
Als het aankomt op het cultiveren van geleefde teamnormen, neem dan wat tijd voor jezelf om de volgende vragen te beantwoorden:
- Voor welke normen wil ik een rolmodel zijn? Wat zijn de momenten van de waarheid waarop ik een rolmodel kan zijn voor deze normen door mijn dagelijkse acties?
- Welk gedrag wil ik meer zien van mijn teamleden? Welke mensen laten dit gedrag al zien? Hoe kan ik versterken wat ze al doen?
- Welk gedrag wil ik minder zien in mijn team? Zullen zachte correcties het werk doen? Zo niet, ben ik dan bereid om te doen wat nodig is om het ongewenste gedrag te stoppen? Zo nee, wat zijn dan de gevolgen voor de organisatiecultuur als ik dit gedrag laat doorgaan?
Herinner jezelf er dan elke dag aan: Heb ik vandaag door mijn daden laten zien dat.....? Heb ik teamleden gecomplimenteerd met gedrag dat positief bijdraagt aan de teamnormen? Heb ik adequaat gereageerd op schadelijk gedrag?
Het boek Managen Zonder Macht is vanaf nu verkrijgbaar in boekhandels. Nieuwsgierig naar onze trainingen Managen Zonder Macht voor managers en leiders? Kijk op managenzondermacht.nl.
